PROJECT STORY プロジェクトストーリー

STORY #02 シフト作成の効率化を目指し、
自動化システム「Rシフト」を開発

DATE:2018.03

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プロジェクトメンバー

  • 城東放出店
    アミューズメント担当
    島原 敬司
    2011年入社
  • 枚方店
    ボウリング担当
    山下 大河
    2010年入社
  • 業務改革システム部
    次長
    池田 龍平
    2001年入社
  • 堺中央環状店
    支配人
    山崎 誠治
    2006年入社

プロジェクト概要

部門責任者にとって重要な業務のひとつがシフト作成。これまで当社はアナログで行っていたが、労働基準法やスタッフの希望に沿いながら円滑に店舗運営を行うシフトを組むために、多くの時間を費やしていた。そこで、新規システム企画室は業務削減チームを発足。時間短縮とスタッフ配置の過不足解消をというミッションのために、さまざま部署から強者が集まり、自動化システムの開発に乗りだした!

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シフト作成が負担に?
システム開発の背景とは

店舗社員業務のなかで、シフト作成に時間がかかるという課題を抱えていました。効率化を図るために、各スタッフがスマートフォンから出勤希望日を申請し、部門責任者が承認さえすれば自動的にシフトを組めるシステムを導入することにしたんです。開発は、スーパーマーケット用のシステムをもとにメンバーがテストを繰り返して、当社の業務に合ったかたちにカスタマイズする方法を採用しました。

勤務時間や役割が多様な店舗のシフトは、とても複雑なんですよね。

さまざまな条件を満たしているシフトを組む必要があるので、これまではどうしても時間がかかりました。人が足りない場合には、スタッフと個々に交渉をする必要もありましたしね。

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今回のチームは異なる部署のメンバーで構成されましたが、どういう意図があったのですか?

何より、現場の声を反映させたいという想いがありました。そして新しいチャレンジに前向きに取り組んでくれる人に加わってほしかった。そうすると大半の社員が当てはまるので、特に物好きな人を選びました(笑)。

重要なシステムづくりのメンバーに抜擢されたことがうれしかったですね。不安もありましたが、自分たちの経験を活かして良いものをつくりたいと思いました。

山崎支配人から「絶対にいいシステムになる。その過程にかかわれることに誇りをもとう」と言われ、「やってやろう!」という気持ちがわきました。

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システム開発がスタート!
いきなり“めまい”がする状況に

開発ではテスト版を使ってもらい、意見を聞きながら改善していきました。プログラムはシステム会社にお願いして、私はメンバーやパートナー様との調整や進行管理を担当しました。

もともとスーパー用のシステムなので仕方がないのですが、最初のバージョンをテストした時はめまいがしました。どこをチェックすれば良いのか分からないほど、業務形態やシフト作成の工程が違っていたんです。

基本的な操作に加えて、自分たちのシフトに対するこだわりが反映しにくいところも大きな改善点でした。たとえば、スタッフは役割ごとに得手不得手があり、どう組み合わせるかでサービスの質が変わってくるんです。

「このスタッフの、この力を伸ばしてあげたい」という想いもあるしね。

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今までは出勤時間を決めてから役割を決定するという手順だったのですが、新しいシステムはふたつを同時に設定する仕様でした。この考え方に切り替えるまで時間がかかりましたね。

こういった意見をカテゴリー別にして優先順位をつけたところ、バラバラに見えていた問題点が関連し合っていることが分かってきて、光が見えました。

後退しているように感じることもありましたが、以前のやり方に戻そうという気持ちにはなったことはありません。がんばってテストをしているメンバーのためにも、何としてもやり遂げたいと思っていました。

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プロジェクト相関図

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ここは譲れない!
システム開発へのこだわり

アナログでできていたことはすべてフォローしたうえで、より便利で精度の高いシフトをつくることにこだわりました。

質の高いサービスを提供するためには、スタッフ一人ひとりの力を発揮できるシフトを組まなければなりません。システム開発ではこの点を重視しました。

私はできる限りスタッフの希望に沿ったシフトを組むよう心がけています。それがモチベーションにつながり、サービス向上や成長につながるからです。そのためにシステム上で細かな設定ができるようにリクエストしました。

こうした要望に応えるだけでなく、リスト表示の際に休みのスタッフの非表示設定を加えるなど細やかな工夫があり、「池田さん、男前やなぁ」と感服しました。

あれは最初から付いていた機能を復活させたんだけどね(笑)。

“男前発言”、撤回します(笑)。

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ボトムアップで成果を挙げたことが
大きな自信に

シフト作成の時間は大幅に減りました。今後は時間短縮だけでなく、サービス向上につなげられる仕様にしたいですね。

9ヵ月間開発にたずさわってきたので、システムへの愛情が半端ないんです。すべての担当者に活用してもらえることを期待しています。

まだまだ手を加えるところがあるのが正直なところで、今も改善中です。また動画の操作ガイドをつくり、使ってもらいやすくしています。これは山下さんがテスト中に動画で説明してくれたことを参考にしました。

メンバーで協力して開発したことで、ともに成長できたように感じます。スタッフをまとめる者として、こうした姿勢を大切にしていきたいですね。

そうですね。トップダウンではなくボトムアップで成果を挙げたことに大きな意味があるはず。この経験を他のプロジェクトにも活かしていきたいです。その時はまたご協力お願いします!

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END

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